Managementassistent #KRTZ0375134

Opdracht omschrijving

Voor de afdeling Management Support zijn wij op zoek naar een Managementassistent(e) voor 18 uur per week ( 3 x 6 uur)
Beschrijving van de opdracht:
– Ondersteuning van het bestuurssecretariaat
– Mail- en agendabeheer van meerdere agenda's (b.v. het maken van de afspraken, reserveren van de gespreksruimtes)
– Ophalen/ontvangen van de gasten
– Ondersteuning bij evenementen (bv. bestellen van een bloemetje bij een afscheid, het regelen van cadeautjes)
Kortom een administratieve ondersteuning.
 

Functieprofiel:
De afdeling Management Support is de partner voor professionele bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning voor. We staan dichtbij onze partners en leveren kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit. De vraag naar managementondersteuning verschuift steeds meer van relatief eenvoudig naar complex. Door de digitalisering vervallen steeds meer eenvoudige (handmatige) werkzaamheden. Tegelijkertijd wordt de interne en externe omgeving complexer waardoor de vraag naar professionele ondersteuning toeneemt.

Wat houdt de functie in?
De managementassistent verricht werkzaamheden vanuit de afdeling Management Support bij onze klanten. Je ondersteunt de managers van diverse afdelingen op hoofdlijnen. Dit betekent onder andere complex agendabeheer. De agenda is vol en soms is het even puzzelen alvorens het je is gelukt om de afspraak in te plannen. Uiteraard houd je de betrokkenen bij de afspraak (in- en extern) goed op de hoogte en zorg je ervoor dat de stukken op tijd verstrekt worden. Ook bewaak je de mailbox van de manager en handelt af wat je binnen je bevoegdheid af kan halen. Zit er een spoedmail bij, waar de manager op moet reageren? Dan breng je hem of haar hiervan op de hoogte. Verder is het notuleren een belangrijk onderdeel van je vak en zit je (mogelijk) bij staven en andere vergaderingen voor het vastleggen van de acties. De functie is veelzijdig en verandert. Voor jou vooral een leuke bijkomstigheid en een uitdaging.

Eisen, kennis  en Competenties 
– Goede Outlook kennis 
– Nederlands goed onderlegd in woord en geschift
– Representatief
– Flexibel en meedenken ipv alleen uitvoeren
– 2 tot 3 jaar werkervaring (binnen overheids/gemeentelijke organisaties)
– Woonachtig in de directe omgeving van Oosterbeek

Wie ben je en wat breng je mee?
Plannen & Organiseren en ondersteunen zit in je bloed, daar bestaat geen twijfel over. Net als snel kunnen schakelen en initiatief nemen. Je maakt makkelijk verbinding binnen en buiten de organisatie. Je bent proactief, bestuurlijk sensitief én samenwerkingsgericht. Als we je familie vragen wat jouw overige eigenschappen zijn, dan zeggen zij: flexibel, communicatief sterk in woord en schrift, accuraat, nauwkeurig en resultaatgericht.
Naast bovenstaande competenties en vaardigheden heb je:

•    minimaal MBO+ werk- en denkniveau;
•    enkele jaren relevante werkervaring als managementassistente bij de overheid;
•    goede kennis en ervaring met administratieve systemen voor tekstverwerking, digitaal vergaderen en digitaal archiveren;
goede kennis en ervaring met agendabeheer en notuleren.