Interim Managementassistent #KRTZ5397233

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Managementassistent (24 – 32 uur) 

Locatie: omgeving Leiden
Startdatum: 12 juni 2023
Einddatum: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 – 32 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 19 mei 2023 om 10:00 uur

Ben jij de managementondersteuner die kan goed kan organiseren, plannen, ondersteunen en behendig is met officeprogramma’s? Heb jij een dienstverlenende instelling en affiniteit met het ruimtelijke domein? Dan ben jij misschien de nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn.

Je komt te werken binnen het team Ruimtelijke Advisering. Je collega’s zijn onder meer actief met maatschappelijk vastgoed, energiearmoede, de energietransitie, milieu- en klimaatbeleid, groen en toezicht op de bouw. Er werken wisselend 18-20 medewerkers in het team.

In deze functie zorg je voor het agendabeheer van de teammanager, behandel je op verzoek zijn e-mail en overige correspondentie. Daarnaast ben jij de vraagbaak voor de professionals in het team, je ondersteunt ze met administratieve zaken. Dit kan bijvoorbeeld ook zijn het op route brengen van college- en raadsbesluiten en informatiebrieven.

Je werkzaamheden bestaan verder uit:
– Het ondersteunen van het team bij de Planning & Control cyclus;
– Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
– Proactief inspelen op verschillende situaties, bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten en pakt waar mogelijk diverse zaken zelfstandig op;
– Je ontzorgt de teamleider bij het in-, door- en uitstroomproces op administratief gebied;
– Je signaleert aandachtspunten binnen het team en je bent op de hoogte van inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen.

We zoeken een betrouwbare, nauwkeurige en dienstverlenende collega. Iemand die goed kan luisteren, duidelijk communiceert, een proactieve werkhouding heeft en het fijn vindt mensen te helpen en te ontlasten. Je bent politiek bestuurlijk sensitief en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €65,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
• Een korte zelf geschreven motivatie toegeschreven op de opdracht waarin taalvaardigheid en ervaring blijkt;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, in de richting van een secretariële opleiding;
• Beschikbaar per 12 juni 2023 voor minimaal 24 uur per week voor de duur van de opdracht;
• Minimaal 3 dagen per week fysiek aanwezig op locatie;
• Minimaal beschikbaar op de werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als managementondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met Office365;
• Aantoonbare werkervaring met systemen Join en/of Ibabs;
• Aantoonbare werkervaring in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie..