Managementassistent to the Director – Utrecht #KRTZ6765801

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Managementassistent to the Director

Locatie: Utrecht
Startdatum: 1 juni 2023
Einddatum: 31 dec 2024
Optie op verlenging: nee
Uren per week: 24 uur
ZZP mogelijk: Nee, enkel detachering

Reageren voor 29 mei – 10.00u

Stap in de wereld van uitdaging en ondersteuning als de Managementassistent en rechterhand van de Directeur bij een vooraanstaande organisatie in Utrecht!

Als het geheime wapen van de Directeur bij onze inspirerende organisatie, speel jij een cruciale rol in het faciliteren van zijn werkzaamheden. Dankzij jouw secretariële, organisatorische en administratieve vaardigheden kan de Directeur zich volledig focussen op zijn taken. Je bent de steun en toeverlaat van het team en fungeert als vraagbaak voor je collega’s. Daarnaast zorg je voor de vlekkeloze organisatie van evenementen die onze organisatie glansrijk maken.

Dit is de afdeling waar de transformatie tot leven komt. Samen met een team van gepassioneerde professionals werk je in een dynamische omgeving die nauw verbonden is met diverse afdelingen binnen de organisatie.

Wat zijn jouw verleidelijke taken?

• Als meester van de agenda beheer je de planning van de Directeur en assisteer je bij het prioriteren en afhandelen van e-mails.
• In samenwerking met het leiderschapsteam van het Transformatie Office ondersteun je bij het organiseren van boeiende dialogen en sprankelende evenementen.
• Je bent verantwoordelijk voor de goedkeuring en verwerking van facturen, zodat de betalingen vlekkeloos verlopen.
• Voor nieuwe collega’s zorg je ervoor dat ze op hun eerste werkdag hun toegangspas, laptop, mobiele telefoon en andere benodigdheden ontvangen. Met jouw voorbereide kennismakingsprogramma voelen ze zich direct welkom.
• Als aanspreekpunt voor collega’s ben je altijd bereid om te helpen en te ondersteunen.
• Je bent dol op het oppakken van jaarlijks terugkerende evenementen en brengt proactief nieuwe voorstellen in om ze nóg specialer te maken.
• Met jouw communicatieve vaardigheden draag je bij aan de nieuwsbrief en interne communicatie binnen de afdeling.

Jouw professionale kwaliteiten: Jij begint de dag met een stralende glimlach en een flinke dosis positieve energie. Een verzoek van je leidinggevende om ‘s avonds of vroeg in de ochtend iets te regelen, schrikt jou niet af. Stress is voor jou een onbekend fenomeen, evenals het jongleren met verschillende taken. Je schakelt moeiteloos en snel, bent flexibel en blinkt uit in plannen en organiseren. Met jouw initiatiefrijke instelling communiceer je vlot op verschillende niveaus binnen de organisatie. Integriteit is jouw tweede natuur. Je werkt regelmatig met vertrouwelijke informatie en gaat hier discreet mee om.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

– Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO+ of HBO niveau, die jouw professionele basis vormt.
– Een indrukwekkende staat van dienst van minimaal 5 jaar als managementassistent, waarin je hebt bewezen een onmisbare schakel te zijn.
– Een uitmuntende beheersing van de Nederlandse taal, waarmee je jouw communicatieve vaardigheden naar een buitengewoon niveau tilt.
– Een beheersing van Outlook, waarmee je al je zakelijke communicatie moeiteloos en efficiënt afhandelt.
– Een meer dan behoorlijke beheersing van MS Office applicaties en SharePoint, waarmee je jouw organisatorische en administratieve taken tot in de puntjes verzorgt.

Met deze verleidelijke kwalificaties ben jij klaar om te schitteren als de gewaardeerde secretariële kracht van de Directeur Klantintegriteit. Kom bij ons en laat je talenten stralen in een organisatie waarin jouw inzet wordt gewaardeerd en beloond!

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie obv 40 uur per week.