Interim Secretaresse – Gouda #KRTZ9996806

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretaresse (24 uur) 

Locatie: Gouda
Startdatum: zsm
Einddatum: 24 december 2023
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 uur
ZZP mogelijk: Ja
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 40 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 20 september 2023 om 16:00 uur

Wij zijn op zoek naar een Secretaresse voor de afdeling Inkoop.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt dagelijks en verbetert continue de dienstverlening. Hierbij wordt steeds de afweging gemaakt waar de toegevoegde waarde van het secretariaat ligt. Je neemt het werk van managers uit handen door signalen op te pikken, ziet onderlinge verbanden en handelt zaken zelfstandig af. Kortom: ontzorgt en denkt vooruit. Je houd ontwikkelingen op het eigen vakgebied bij en gaat na of deze kunnen worden toegepast in de eigen werkomgeving. Hierdoor blijft het secretariaat vakkundig, up to date en efficiënt. De secretaresse rapporteert rechtstreeks aan de manager Facilitair en is collegiaal verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management. Het betreffen o.a. de volgende werkzaamheden:

• Plant en bewaakt afspraken (complex agendabeheer);
• Signaleert en attendeert op deadlines;
• Maakt projectmatige afspraken ten behoeve van externe adviseurs;
• Beantwoordt telefoon, filtert gesprekken en handelt waar mogelijk zelfstandig (vragen) af;
• Stelt prioriteiten vast en de zorgt voor een juiste opvolging daarvan;
• Bereidt de agenda voor, organiseert en notuleert de vergadering, bewaakt en geeft opvolging aan acties en bijbehorende deadlines van o.a.; – Projectboard – Strategieboard – Qualityboard – Managementteam overleg – Ketenoverleg – en andere vergaderingen/bijeenkomsten
• Verzorgt de jaarlijkse vergaderplanning.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• HBO werk- en denkniveau;
• Secretariële opleiding;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring in de bank-verzekeringsbranche
• Uitstekende kennis van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Kennis van en ervaring met MS Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote) en SharePoint.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.