Interim Programmasecretaris (PMO) – Apeldoorn #KRTZ2459773

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Programmasecretaris (36 uur) 

Locatie: Apeldoorn
Startdatum: 1 september 2024
Einddatum: 31 augustus 2025
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 36 uur
ZZP mogelijk: Ja, maximaal uurtarief €75,- (all-in, excl. BTW)
Projectdetachering: Ja, indicatie salaris obv 36 u p/w

Uiterste reactiedatum: 24 juni 2024 om 16:00 uur

Ben jij een ervaren en proactieve programmasecretaris die graag een essentiële rol speelt in het ondersteunen van een programmaboard? Heb jij het vermogen om structuur te brengen en processen soepel te laten verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor het programmasecretariaat en ligt de nadruk op de ondersteuning van de programmaboard. Jouw taken omvatten onder andere:

• Ondersteuning van de programmaboard: Periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van gemaakte afspraken, verzamelen van stukken, en opstellen van agenda’s en notulen.
• Planvorming en Advies: Opstellen van conceptplannen en presentaties, delen van informatie bij ontwikkelingen, en digitale archivering. Je bewaakt en adviseert de programmaboard en fungeert als inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering.
• Signaleren van Kansen en Risico’s: Zelfstandig voorstellen doen om hierop te acteren.
• Actiepunten Rappelleren en Adviseren: Stimuleren van de voortgang door rappelleren en adviseren over actiepunten.
• Voortgang bijhouden: Ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
• Voorbereiding van Overleggen: Integrale voorbereiding van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en afspraken maken.
• Organisatie van Projecten en Werkbezoeken: Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Wat breng jij mee?

• Opleiding: Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Ervaring: Minimaal 5 jaar ervaring in de afgelopen 10 jaar als project- of programmasecretaris. Daarnaast heb je minimaal 5 jaar ervaring met het uitvoeren van projecten en het voorbereiden en bewaken van de voortgang van programmaplanning.
• Vaardigheden: Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, en het voorbereiden van besluitvorming.
• Communicatie: Minimaal 5 jaar ervaring als volwaardig gesprekspartner voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
• Certificering: Gecertificeerd in projectmanagement.

Eigenschappen die wij waarderen:

• Proactief: Je signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
• Analytisch: Je hebt een scherp oog voor detail en kunt complexe informatie helder en beknopt weergeven.
• Organisatorisch Talent: Je bent in staat om meerdere taken en projecten tegelijkertijd te beheren en tot een goed einde te brengen.
• Samenwerking: Je werkt goed samen met verschillende stakeholders en weet belangen te verenigen.

Waarom bij ons werken?

Wij bieden een uitdagende en afwisselende functie waarin jouw inzet direct bijdraagt aan het succes van onze programma’s. Je krijgt de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen in een professionele en dynamische omgeving.

Interesse?

Zie jij jezelf in deze rol? Solliciteer dan snel en help ons onze programma's naar een hoger niveau te tillen!

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €75,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau.
• In de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkzaam geweest als project- of programmasecretaris.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het uitvoeren van projecten.
• Aantoonbare werker met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau en het voorbereiden van besluitvorming.
• 5 jaar of meer aantoonbare werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
• Gecertificeerd in projectmanagement.
• Aantoonbaar werkervaring binnen de overheid.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie obv 40 uur per week.