Interim Bestuurssecretaresse – Groningen #KRTZ7904466

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Bestuurssecretaresse (32 – 36 uur) 

Locatie: Groningen
Startdatum: zsm
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 36 uur
ZZP mogelijk: Ja
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 19 juni 2024 om 16:00 uur

Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse met een talent voor organiseren en plannen? Heb je een scherp oog voor detail en een servicegerichte instelling? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functieomschrijving:

Als bestuurssecretaresse ondersteun je zowel de bestuurs- en directiesecretaris als het team Programmamanagement, elk voor 0,5 fte. Je speelt een cruciale rol in het plannen en organiseren van vergaderingen van het Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB), stelt conceptagenda's op, notuleert, en verzorgt de documentatie en opvolging. Daarnaast beheer je de mailbox en verzorg je de communicatie en administratieve taken die hieruit voortvloeien.

Binnen het team Programmamanagement ondersteun je bij het plannen en organiseren van vergaderingen, diverse stuurgroepen en interne overleggen. Je stelt conceptagenda’s op, notuleert de vergaderingen, verstuurt relevante documentatie, en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische vragen.

Kerntaken:

• Vergaderingen plannen: Samenwerken met de bestuurs- en directiesecretaris om vergaderingen te plannen.
• Vergaderingen organiseren: Regelen van vergaderlocaties, techniek, catering, en beveiliging.
• Conceptagenda opstellen: In overleg met de bestuurs- en directiesecretaris.
• Notuleren: Notuleren van vergaderingen, uitzetten van acties en opvolging hiervan.
• Documentatie verstrekken: Verzenden van relevante documenten aan commissieleden.
• Aanspreekpunt: Fungeren als aanspreekpunt voor leden van het DB en AB, ambtelijke ondersteuning en andere belanghebbenden.
• Agendastukken beheren: Controleren op opmaak en taal- en schrijffouten, verzamelen en opslaan van agendastukken.

Waarom bij ons werken?

Wij bieden een uitdagende functie waarin jouw bijdrage essentieel is voor het succes van onze organisatie. Je krijgt de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen en te werken in een professionele en ondersteunende omgeving.

Interesse?

Ben jij de bestuurssecretaresse die wij zoeken? Solliciteer nu en voeg je motivatiebrief en CV toe aan je sollicitatie.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse.
• Bereidheid om op dinsdag en donderdag op kantoor in Groningen te werken.
• Aantoonbare kennis van iBabs.
• Aantoonbare kennis van SharePoint.
• Aantoonbare kennis van Office 365.
• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse bij een overheidsinstelling.
• Aantoonbare ervaring met plannen en organiseren.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.