Afdelingssecretaresse (tijdelijk) – Eindhoven #KRTZ2301087

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Interim vacature: Afdelingssecretaresse (24 – 36 uur)

Soort: interim opdracht, interim vacature, inhuur opdracht, tijdelijke opdracht:

Locatie: Eindhoven
Hybride bespreekbaar: Ja
Startdatum: zsm
Einddatum: 24 maart2025
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 – 36 uur
ZZP mogelijk: Nee, alleen op payroll basis, neem contact met ons op om de contractmogelijkheden te bespreken
Projectdetachering mogelijk: Ja, salarisindicatie obv 36 u p/w

Uiterste reactiedatum: z.s.m, uiterlijk 6 oktober 2024 – 15:00 uur

Afdelingssecretaresse Ruimtelijk Beleid en Ontwikkeling

Voor de afdeling Ruimtelijk Beleid en Ontwikkeling zijn we op zoek naar een ervaren en proactieve afdelingssecretaresse die van aanpakken weet. Jij speelt een essentiële rol in het ondersteunen van de afdelingshoofden door secretarieel en administratief werk uit handen te nemen. Jouw scherpe organisatorische vaardigheden zorgen ervoor dat de afdelingshoofden zich kunnen richten op hun strategische taken.

Wat ga je doen?

• Agenda en planning: Je beheert de agenda’s van de afdelingshoofden en bewaakt de structuur, ook als er last-minute wijzigingen zijn. Jij zorgt dat alles soepel verloopt en dat deadlines gehaald worden.
• Vergaderingen en verslaglegging: Je organiseert vergaderingen, completeert vergaderstukken en zorgt voor nauwkeurige verslaglegging. Daarnaast volg je gemaakte afspraken en besluiten op.
• Ondersteuning en administratie: Je bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van personeelsinformatie, (digitale) registratie en archivering van documenten. Ook ondersteun je nieuwe medewerkers zodat zij snel hun weg vinden binnen de afdeling.
• Voorstellen voor verbetering: Je doet voorstellen om administratieve processen te verbeteren en efficiënter te maken.
• Secretaris: In deze rol ondersteun je de voorzitter met het opstellen van de agenda, verslaglegging, en voorbereidingen voor besluitvorming. Ook behandel je samen met de voorzitter vragen die binnenkomen over deze onderwerpen.

Met wie werk je samen? Je maakt deel uit van de sector Ruimtelijk Ontwikkeling, die uit meerdere afdelingen bestaat. Als afdelingssecretaresse ondersteun je maximaal twee afdelingen en werk je direct samen met de afdelingshoofden. Samen met andere secretaresses binnen de sector zorg je voor een overzichtelijke en goed gestructureerde werkomgeving. Je werkt in een dynamisch team waarin samenwerking en ondersteuning centraal staan.

Werkomgeving en beschikbaarheid: De functie vereist dat je fysiek aanwezig bent op kantoor op dinsdag en donderdag. Er is daarnaast de mogelijkheid tot hybride werken in overleg. Het liefst zien we iemand die fulltime (36 uur) beschikbaar is, maar er is flexibiliteit om dit in te vullen.

We zoeken een duizendpoot die snel kan schakelen, initiatief toont en meteen inzetbaar is!

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je over de volgende kwalificaties:

• Relevante opleiding: Je hebt een afgeronde opleiding op mbo-niveau, in de richting van managementondersteuning, secretarieel werk of vergelijkbaar.
• Ervaring: Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent of afdelingssecretaresse, binnen een overheidsorganisatie.
• Taalvaardigheid: Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• IT-vaardigheden: Je bent vaardig met het Microsoft Office-pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) en hebt ervaring met digitale personeelsinformatiesystemen zoals YouForce (pré).
• Klantgericht en servicegericht: Je hecht waarde aan service en klantgerichtheid, en je bent pas tevreden als jouw werk bijdraagt aan de efficiëntie en effectiviteit van het team.
• Proactief en verbindend: Je bent een verbinder die goed samenwerkt met anderen, houdt van een dynamische werkomgeving en neemt zelf initiatief om zaken te regelen.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie obv 36 uur p/w.