Interim Ambtelijk secretaris – Utrecht #KRTZ8593804

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

ZZP vacature: Ambtelijk secretaris (16 uur) 

Locatie: Utrecht / thuis
Startdatum: zsm
Einddatum: 22 januari 2025
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 16 uur
ZZP mogelijk: Ja, maximaal uurtarief €65,- (all-in, excl. BTW)
Projectdetachering mogelijk: Ja, salarisindicatie obv 36 u p/w

Uiterste reactiedatum: 3 juli 2024 voor 16:00 uur

Binnen deze opdracht als Ambtelijk Secretaris ondersteun je de ondernemingsraad op organisatorisch, uitvoerend en adviserend vlak. Je werkzaamheden omvatten het organiseren van vergaderingen, opstellen van vergaderschema’s en agenda’s, reserveren van vergaderruimtes en het maken en uitwerken van verslagen van de overleggen met de volledige OR.

Taken en Verantwoordelijkheden

• Organisatie en Uitvoering: Organiseren van vergaderingen, opstellen van agenda’s, reserveren van vergaderruimtes en uitwerken van verslagen.
• Advies en Redactie: Redigeren van adviezen en instemmingen van de OR en zorgdragen voor de (financiële) administratie.
• Correspondentie: Redigeren en versturen van formele correspondentie.
• Facilitering: Ondersteunen van de OR bij de organisatie van trainingen en (juridisch) advies, inclusief het beoordelen van offertes en facturen.
• Verkiezingen: Ondersteunen bij de organisatie van (tussentijdse) verkiezingen.
• Communicatie: Belangrijk aanspreekpunt voor OR-leden, de directie en externen. Regelmatig afstemmen met experts Arbeidsverhoudingen en andere ambtelijk secretarissen.

Werkplek

De ondernemingsraad vergadert op dinsdagen op locatie, waardoor aanwezigheid op die dagen vereist is. Buiten deze vergaderingen is er de mogelijkheid om thuis te werken en flexibel uren in te delen.

Ben jij de gedreven Ambtelijk Secretaris die wij zoeken? Solliciteer nu en maak deel uit van een dynamische en ondersteunende organisatie!

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €65,- exclusief BTW;
• Opleiding: Minimaal hbo werk- en denkniveau of een afgeronde relevante mbo4 opleiding.
• Ervaring: Relevante ervaring met secretarieel werk, notuleren, opstellen van agenda’s en structuurdenken.
• Vaardigheden: Kennis van en ervaring met Outlook, Office 365 (met nadruk op MS Word, SharePoint en MS Teams).
• Affiniteit: Affiniteit met medezeggenschap en in staat om effectief samen te werken met (vertegenwoordigers van) de directie.
• Organisatie en Plannen: Goed in plannen en organiseren, zeer integer en dienstverlenend.
• Drukbestendigheid: In staat om onder druk goed te presteren en te veerkrachten bij een diversiteit aan onderwerpen.
• Organisatiegevoeligheid: Gevoel voor verhoudingen binnen de organisatie.
• Kritische Blik: Kritisch kunnen denken, vragen achter de vraag stellen en standpunten helder overbrengen zonder die van anderen uit het oog te verliezen.
• Initiatief: Proactief, pragmatisch en gericht op voortgang en doelbereiking met een focus op relatiebeheer en doelgerichte resultaten.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie obv 36 uur p/w.