Interim Bestuurssecretaresse – regio Emmen #KRTZ0795060

Opdracht omschrijving

zzp vacature: Bestuurssecretaresse (36 uur)

Soort: interim opdracht, zzp vacature, inhuur opdracht, tijdelijke opdracht:

Locatie: omgeving Emmen/Meppel
Startdatum: zsm
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 36 uur
ZZP mogelijk: Ja
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 3 oktober 2024 om 15:00 uur

Wij zijn op zoek naar een daadkrachtige, flexibele en stressbestendige teamspeler voor het bestuurssecretariaat. In deze functie bied je secretariële ondersteuning aan de burgemeester.

Wat ga je doen?

Je komt te werken in een team dat verantwoordelijk is voor de kabinetstaken en de secretariële ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Jij bent specifiek verantwoordelijk voor de ondersteuning van de burgemeester. Je hebt een breed takenpakket waarbij je dagelijks contact hebt met bestuurders, ambtenaren, inwoners en ondernemers.

Jouw taken omvatten:

• Complex agendabeheer: Je regelt niet alleen afspraken, maar zorgt ook voor de gehele voorbereiding en afhandeling, zodat de dag van de burgemeester soepel verloopt.
• Voorbereiding van ontvangsten en vergaderingen: Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen, officiële bezoeken en andere belangrijke momenten van de burgemeester.
• Post- en mailbeheer: Je handelt inkomende correspondentie af en zorgt ervoor dat vergaderstukken in het systeem (iBabs) worden klaargezet.
• Aanspreekpunt: Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor de burgemeester en zijn/haar contacten, zowel intern als extern.
• Prioriteiten stellen: Je maakt een goede inschatting van welke zaken prioriteit hebben en zet acties uit binnen de organisatie om zaken in goede banen te leiden.
• Ondersteuning van het bestuurssecretariaat: Waar nodig vervang je collega's die andere collegeleden of directieleden ondersteunen.
• Zelfstandige afhandeling van zaken: Je neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook zonder dat daarom wordt gevraagd.

Wie ben jij?

Je bent een organisatorisch talent met jarenlange ervaring in een bestuurlijke omgeving. Je werkt zelfstandig en behoudt altijd het overzicht. Je weet wat er moet gebeuren en ziet de verbanden tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden. Je bent communicatief sterk en kunt goed omgaan met verschillende belanghebbenden, zowel intern als extern.

Heb jij de ervaring en vaardigheden om de burgemeester en het bestuur te ondersteunen? Solliciteer dan nu en draag bij aan de soepele uitvoering van de bestuurlijke taken!

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Beschikbaarheid: Per direct beschikbaar voor 32 uur per week.
• Opleiding: Minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Ervaring: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met personeelsbemiddeling als (corporate) recruiter, binnen en/of voor een politiek-bestuurlijke organisatie zoals een gemeente, overheid, provincie of waterschap.
• LinkedIn Recruiter Lite: In het bezit van een eigen actieve LinkedIn Recruiter Lite licentie.
• ATS-ervaring: Aantoonbare ervaring met meer dan één ATS.
• ATS-inrichting: Aantoonbare ervaring met het zelfstandig inrichten van een ATS.
• AFAS-ervaring: Ervaring met AFAS is vereist.
• Creatieve werving: Ervaring met het creatief werven van profielen binnen de fysieke domein (pre).

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.