Interim Bestuurssecretaris – Utrecht #KRTZ0699672

Opdracht omschrijving

zzp vacature: Bestuurssecretaris (20 – 24 uur)

Soort: interim opdracht, zzp vacature, inhuur opdracht, tijdelijke opdracht:

Locatie: Utrecht
Startdatum: zsm
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 20 – 24 uur
ZZP mogelijk: Ja
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 4 oktober 2024 om 15:00 uur

Ben jij een ervaren secretaris met oog voor politiek-bestuurlijke processen en affiniteit met thema’s zoals migratie en integratie? Wij zoeken een secretaris die zorgt voor een optimale voorbereiding, coördinatie en uitvoering van de overleggen en samenwerking met betrokken partijen.

Wat ga je doen?

Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding en coördinatie van de overleggen. Dit omvat het opstellen van duidelijke agenda’s en het tijdig verstrekken van de benodigde stukken en bespreekpunten aan de deelnemers. Je volgt de acties op en zorgt voor verbinding tussen de verschillende onderdelen van de organisatie en partners. Daarnaast werk je nauw samen met een ander team.

In jouw rol onderhoud je nauw contact met bestuurders, ambtenaren en relevante externe partijen. Je hebt een sleutelrol in de directe ondersteuning van de voorzitter en zorgt ervoor dat vergaderstukken tijdig worden doorlopen en afgestemd. Je bent het aanspreekpunt voor praktische en secretariële zaken en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen.

Verantwoordelijkheden:

• Organisatie en coördinatie van de vergaderingen.
• Opstellen van agenda’s en verspreiden van vergaderstukken.
• Opvolging van actiepunten en samenwerking met betrokken interne en externe partijen.
• Ondersteunen van de voorzitter als sparringpartner voor het team.
• Onderhouden van relaties met bestuurders, ambtenaren en andere relevante partijen.
• Beheren van de planning en het tijdig communiceren van afspraken en acties.

Wat verwachten wij van jou?

We zoeken iemand die secuur werkt, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit en vindt het leuk om met diverse stakeholders samen te werken. Je kunt goed plannen en hebt ervaring met het tijdig afstemmen van vergaderstukken. Daarnaast weet je effectief te communiceren en relaties op te bouwen en te onderhouden, zowel binnen als buiten de organisatie.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en veelzijdige functie waarin je een cruciale rol speelt bij de coördinatie van belangrijke thema’s zoals migratie en integratie.
• Samenwerking met verschillende partijen binnen en buiten de organisatie.
• Een werkomgeving waarin je invloed kunt uitoefenen op maatschappelijke vraagstukken en direct betrokken bent bij de besluitvorming.

Ben jij de gedreven secretaris die wij zoeken? Solliciteer nu en help ons om deze belangrijke maatschappelijke opgaven succesvol te coördineren!

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstelling of zelfstandig bestuursorgaan.
• Minimaal 3 jaar ervaring als secretaris binnen een overheidsinstelling.
• Ervaring met het adviseren van bestuurders zoals burgemeesters, wethouders, etc.
• Minimaal 2 jaar ervaring met samenwerken met externe partijen.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.